保険証券や告知書控えなど保管しておくべき書類

みなさんは、書類整理は得意ですか?

大人になるとさまざまな書類を持たなければなりませんが、それらをきちんと管理できている人は少ないように思います。

生命保険の契約書類についても同様です。

生命保険を契約すると、さまざまな書類を受け取りますよね。それらは契約時に担当者がくれるファイルに入れて、書類がおさまっている書棚や引き出しなどに安置され、万が一のことが無い限りはほとんど忘れ去られた存在になっています。それでもあるだけまだマシな方で、いざ給付金の請求をしようと思ったときに保険証券が見つからず、給付金請求手続きと同時に保険証券の再発行手続きもしなければならない、という人は少なくありません。

ちなみに、保険証券の再発行手続きもする場合は印鑑証明書などの添付も必要になるので手続きが煩雑になり、時間もかかってとても面倒です。

では、生命保険の契約書類はどのように保管すべきなのでしょうか?
そもそも、契約時にもらった書類はすべて保管しておかなければならないものなのでしょうか?

捨てても良い書類はどれ?

生命保険の契約時にもらう書類には、

・保険証券
・プランの設計書
・契約概要
・注意喚起情報
・ご契約のしおり(約款)
・告知書控え

などがあります。
これらすべてをとっておくとなると、ちょっと邪魔になりませんか?

書類ですから対して場所を取るわけではありませんが、一つの保険だけではなく「終身保険」「定期保険」「医療保険」などと複数の保険を契約することが多いですから、意外とかさばります。

しかも、自分のものだけでなく家族の生命保険の契約書類すべてとなると、かなりかさばるんですよね。さらには担当者がくれる保管用のファイルは大きなものも多く、これが一番かさばるかもしれません。

このうちとっておきたいのは、

・保険証券
・ご契約のしおり(約款)
・告知書控え

です。

ただ、はっきり言って「約款」は邪魔です。
だって、分厚いですもんね。
約款を処分できればかなり管理も楽になると思います。でも残念ながら、約款は「必ず保管すべき書類」です。

約款とは、その保険に関する細かい決まりが書かれているものです。
普段はまず出番がありませんが、もし給付金などの請求時にトラブルになった場合、「約款にこう書かれていますよ」と主張するためには契約時の約款を手元に置いておく必要があります。

ただ、最近は約款も電子化が進んでおり、CD-ROM版もありますよね。CD-ROMならたいしてかさばらないので、保険証券などと一緒に保管しておいても邪魔にならないと思います。

一方、プランの設計書や契約概要などはとっておく必要はありません。契約の内容は保険証券に書かれているのですから、なくても大丈夫です。これらがなくて困ることはありません。
注意喚起情報についてもとっておく必要はありません。

ただプランの設計書に関しては、「これがあった方が分かりやすくて良い」と思われる場合はとっておかれても良いと思います。

保険証券は文字で書かれているだけですが設計書は図やイラスト入りで書かれているので分かりやすいんですよね。
でも、数年間とっておいても一向に見ることが無いという場合は捨ててしまっても良いでしょう。分からないことがあれば担当者に連絡して聞けば良いのですから、かさばる書類をいつまでも残しておく必要はありません。

契約書類の保管方法は?

では、最低限残しておくべき「保険証券」「告知書控え」「約款」はどのように保管しておけば良いでしょうか。

まずは、保険会社からもらった専用のファイルをどうにかしましょう。
薄っぺらいクリアファイルならそのまま使用しても良いと思いますが、約款まで収納できるようなごついものは処分した方がすっきりすると思います。

次に、約款を整理します。
一人分なら問題ありませんが、家族分の生命保険の約款がある場合は、かぶっているものは処分してOKです。約款というのは同じ商品であれば中身は同じですから、自分も配偶者も同じ医療保険に加入しているという場合は一つだけ残しておけば大丈夫です。

そして、保険証券と告知書控えはひとまとめにしておくのがおすすめです。
クリップで留めておく、保険証券に告知書控えを挟んでおくというのでも良いのですがそれだとバラバラになりやすいので、ホチキス留めしておく方が良いと思います。そうすればバラバラにならず、確認したいときにいつでも見られます。

保険証券と告知書控えは、薄っぺらい普通のクリアファイルにまとめていれておくのがおすすめです。
ブック式のファイルに一つずつ収納している人もいると思いますが、生命保険の契約書類というのは普段見るモノではありませんし、数年に1回、ヘタすれば10年以上見ることが無いようなものを丁寧にファイリングしても場所を取るだけですよね。

それならひとまとめにざっくり収納した方が場所も取りません。
一人分の生命保険であれば約款もまとめて保管しておくと良いでしょう。
家族分の生命保険がある場合は約款もクリアファイルに入れようとすると到底入らないと思うので、約款だけは別でまとめた方がスマートです。

保管場所についてですが、これらは普段見るモノではないのですから、不便なところ(たとえば本棚の一番上の段の奥など)に入れてしまってかまいません。
年金手帳などの公的書類と同じところに保管しておくと忘れにくいのではないでしょうか。

生命保険の契約書類は、いつまでも一式とっていたって使うことはまずありません。
保険証券は給付金請求や各種手続きの際に必要となりますが、それ告知書控えや約款に関しては何かトラブルが起きない限りは一切使うことがありません。ましてや設計書やその他の書類はまず必要ありませんから、いつまでも持っていなくても大丈夫なんですよ。

不要な書類までまとめて持っていることで、いざ必要になったときに必要な書類を探すのに時間がかかりますし、普段保管しておくのも場所をとって邪魔になります。
人によってはすでに契約が終了している昔の保険の契約書類まで残っている場合がありますから、一度書類整理をしてみてはいかがでしょうか。

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